Ottimizzare Outlook Express

Durante tutti questi anni di lavoro, non ho mai avuto il piacere di visionare un PC che avesse Outlook Express ottimizzato al meglio (in verità... nessuna operazione di configurazione era stata mai eseguita), al fine non solo di renderne pratico l'uso, ma soprattutto per evitare spiacevoli inconvenienti, quali la lentezza in apertura o, addirittura, la perdita di dati importanti. Le opzioni di default del programma non coprono una infinità di lacune, per cui è essenziale che, prima ancora del suo primo utilizzo, OE, venga sottoposto ad un approfondito maquillage.

I detrattori di Outlook Express forse non hanno mai dato uno sguardo alle diverse opzioni di configurazione del programma. Non è vero che OE è un software "a rischio" in ordine alla presenza di virus sulla rete. Il rischio è rappresentato dalla superficialità dell'utente, in primis. Una adeguata configurazione ed un uso attento del software, porteranno ad una gestione sicura della nostra corrispondenza.

Tra le diverse opzioni possibili, ad esempio, vi è anche la possibilità di visualizzare una e.mail in solo formato testo (disabilitando il codice html con il quale alcuni scripts malevoli potrebbero essere attivati). Inoltre, anche l'anteprima del messaggio, può essere disabilitata.

Funzione Anteprima Disattivabile

Layout Completo

Al di là di quelle che sono le operazioni atte all'archiviazione di messaggi e rubrica in altra partizione (cosa della quale non mi voglio occupare in questa sede), allo scopo di salvaguardare i dati utente, anche in caso di formattazione di Windows; con questo articolo intendo dare alcune delle principali indicazioni per la corretta configurazione di Outlook Express che, come dicevo più sopra, nessuno si sogna di fare.

Innanzitutto... dal menu "Visualizza", attivare le voci descritte nell'immagine qui sotto riportata.

Per quel che concerne il funzionamento di OE (non sottoposto a preventiva configurazione), ci sono diversi aspetti negativi da considerare:

a) Il programma, non appena aperto, tenta di scaricare i messaggi di posta elettronica e quindi, contemporaneamente, chiede la connessione ad Internet. La cosa, oltre che apparire particolarmente tediosa, può, in alcuni casi, causare il blocco di Outlook Express. Sarà invece sufficiente cliccare sul pulsante "Invia e Ricevi", per effettuare la connessione, quando necessario;

b) I messaggi eliminati (ovvero portati nella cartella "Posta Eliminata") non vengono in realtà cancellati, appesantendo e rallentando in modo esponenziale il caricamento del software in esecuzione;

c) I file *.dbx presposti all'archiviazione dei messaggi di posta elettronica (e.mails), non vengono compressi in background di default e, visto che l'utente medio non si sognerà mai di comprimerli manualmente, attraverso la funzione disponibile da "File > cartella > Comprimi tutte le cartelle", il peso in Megabite degli stessi, diventerà tale da impedire un corretto caricamento del database (Non è rara la perdita di informazioni per un crash del software di posta).

Una nota tecnica al riguardo è d'obbligo:

Outlook Express archivia i messaggi di posta elettronica in una cartella di sistema contenente una serie di file con estensione "dbx" (es. Posta in arrivo.dbx, Posta eliminata.dbx, Posta inviata.dbx ecc.) i quali raccolgono i messaggi della sola posta elettronica.

Questo approccio, a mio parere,  è più pratico e funzionale, rispetto alla versione più professionale "Outlook", fornita con il pacchetto Office, il quale invece, archivia tutto (messaggi e rubrica) in un unico file con estensione "pst". E' infatti così più facile sostituire o riparare un singolo file di database e semmai vi fossero dei problemi, non rischieremmo di perdere l'intero contenuto delle nostre corrispondenze.

Per contro, vista la struttura del database, sono intrinseche alcune problematiche relative alla gestione dello stesso. I file dbx assumono infatti dimensioni ragguardevoli, tanto da, oltre un certo limite, provocare malfunzionamenti di OE o la perdita di dati. E' per questo che, comunque, consiglio sempre un periodico backup degli stessi files.

c) I dispositivi di protezione antivirus non sono adeguatamente configurati. Outlook Express, nella versione sul SP2 di Windows XP, ad esempio, attua alcune estreme restrizioni che, de facto, impediscono un uso pratico del programma. Microsoft ha attuato siffatte radicali misure, con l'intento di arginare l'enorme traffico di virus in allegato, considerando l'estrema superficialità con cui l'utente medio apre qualunque cosa gli si presenti a portata di mouse, senza verificarne prima la provenienza e l'iinocuità (e qui ribadisco che la consapevolezza dell'utente colma SEMPRE eventuali lacune di sicurezza di un qualsiasi software). A tal proposito è ovvio che la scelta di consentire, come nelle versioni precedenti di OE, l'apertura degli allegati, è subordinata alle conoscenze informatiche dell'utente.

Nelle immagini qui di seguito riportate, potete osservare quali sono le funzioni attivabili a quali quelle disattivabili.

In estremo sunto:

Per operare sulle opzioni di OE, si vada su "Strumenti" > Opzioni...

1) Sotto la voce "Generale"...

a) Disattivare la voce "Invia e Ricevi messaggi all'avvio";
b) Mettere la spunta su "All'avvio, vai alla cartella Posta in arrivo";
c) Mettere la spunta su "Rileva nuovi messaggi ogni" e settate su 10 minuti. Tale stratagemma è utile sotto due aspetti:

1) Se siete sotto connessione analogica e lasciate OE ridotto ad icona, il programma eseguirà una scansione del server di posta ogni dieci minuti, impedendo la disconnessione ad opera del provider, per mancato utilizzo della banda;

2) Potrete verificare in tempo reale la disponibilità di nuovi messaggi, senza alcun intervento sul computer. In caso di messaggi in casella, un segnale acustico vi avvertirà.

Opzioni > Generale

2) Sotto la voce "Manutenzione"...

a) Selezionare la spunta su "Svuota la cartella posta eliminata all'uscita";
b)      "           "        "        "Rimuovi i messaggi eliminati all'uscita delle cartelle IMAP;
c)      "           "       "        "Comprimi i messaggi in backgraund";
d)      "           "       "         "Elimina i corpi dei messaggi già letti nel newsgroup";
e)      "           "       "        "Elimina i messaggi delle news (5 giorni dopo il download).

Opzioni > Manutenzione

3) Sotto la voce "Protezione"...

a) Mettere la spunta su "Area Siti con restrizioni (Massima protezione);
b)      "       "     "     "  "Avvisa se altre applicazioni tentano l'invio di posta con l'account in uso".
c) Deselezionare la spunta su "Non consentire salvataggio o apertura di allegati che potrebbero contenere virus".

NOTA: in relazione all'opzione (c), ci tengo a precisare che tale voce, se abilitata, impedisce l'apertura di qualsiasi allegato, anche se innocuo. Per contro, disabilitare questa funzione significa doversi basare solo sulla propria esperienza, visto che tutti gli allegati saranno accessibili, per cui la responsabilità di ciò che fate è solo vostra!        

Opzioni > Protezione

Opzioni > invio

Altro aspetto interessante consiste nella possibilità di effettuare un controllo ortografico del testo digitato nel messaggio di posta elettronica, prima che questo venga spedito. Per quanto si faccia attenzione a scrivere senza errori ortografici o grammaticali, sovente si rischia di fare delle brutte figure per semplici errori di digitazione, che potrebbero essere scambiati per errori meno innocenti. Una lettera ineccepilbile, anche nei rapporti epistolari non strettamente legati al lavoro, è senza dubbio auspicata.

Outlook Express viene incontro a questa esigenza, che però bisogna sfruttare, abilitando le voci a disposizione.

NOTA:

Il correttore ortografico si appoggia sul tool di correzione di Office, per cui è necessario che questo sia installato sul computer in uso.

Opzioni > Controllo Ortografia

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